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ベストな方法で。

お久しぶりです、上田です!
みなさん、確定申告の時期がやってきましたね。
 
お客様のお金の動きを把握するために 1ヶ月〜1年、いろいろな単位での
「領収書入力」は
わたしのお仕事の内の1つです。
そしてその作業を 正確、かつスピーディーにすることが大っ重要でございます。
今日は この事務所の会計入力チームの女性陣に聞いた 領収書入力ワザ をいくつか紹介いたします!!
 
「ざっくりクリアファイルで月ごと・科目ごとに分けて→ホッチキス→入力コース」
一つ目の方法は
領収書の多いお客様に合っている方法かもしれません。
この方法では
それぞれまとめてくださっている領収書(たまに2~3ヶ月のレシートが束ねてあったりするので)を
まずはすべて広い机の上にバッと広げて、
①月ごとに、②主要な科目(例えば「仕入」「消耗品費」「旅費交通費」「燃料費」「交際費」など)ごとに分けて
クリアファイルに入れていきます。
その後、それらをある程度の量にきれいに束ねて、ホッチキスで留め、レシートが紛失することを防ぎます。
その作業を続けて、すべての期間領収書をまとめられてから、その後一気に入力していく。
なるほど。この方法は一気に同じ作業をし終えてから、次の作業に移ることで時間短縮が図れます。
 
続いて2つ目は
「その量によりますが、3、4個の科目ごとにざっと小袋に分けて、あとは細かな情報はその都度見て入力コース」
この方法は比較的領収書の量が3、4ヶ月くらいの期間の場合に有効かもしれません。
この方法は、まず
「旅費交通費」「交際費」「その他」という感じで(お客様によりますが)
3、4個のグループに、透明の密封袋に入れていきます。
それから、そのグループごとに入力していきます。
ポイントは、最初に分別するときにレシートをパッと見て、素早く判断し、
詳しくは入力の際に見ておく
ということです。
そうすることで、スピーディーに進めることができますね。
 
3つ目は
「手に取った順番にどんどん入力→あとで分けておくコース」
この方法も比較的領収書の量が少ない場合に有効だと思います。
まずは
お客様からいただいた状態で、もう手に取ったものからどんどん入力していきます。
そして、入力後にざっくり費用ごとに分けておきます。
その時のポイントが、「不明なレシート」「明細を聞かないといけない領収書」などの「気になる領収書」!は、また別に分けておきます。
そうすることで、一回一回止まるのではなく、いったんは入力をし、全て目を通した上で、詳細をお客様にお聞きする必要があるものに関しては、まとめて時間をかけることができます。
 
 
以上が
入力している内容は一緒なのですが、少ーし違うそれぞれの領収書入力の方法でした!
その中で 自分だと、どのコース(方法)が、より正確でスピーディーにできるか そのお客さまごとに決めていきます。
小さなことなのですが、今わたしのとっても興味のあることなので、みなさんにお聞きして、自分の方法も含め、改めて手順を考えてみました。
 
よーし、またまた今日から
お客様のお金の動きをきちんと記録していきたいと思います。
 
郵便局のレシート
わたし、個人的には 郵便局の領収書が見やすくて、大好きです。
「合計額」がわかりやすく、「日付」も下の方の決まった場所に表示してありますよね♫

2016年02月

税理士法人キーストーン神戸
上田未緒

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